منظور از ذینفعان هم به‌طور معمول چهار گروه شرکت‌ها و مؤسسات، برگزارکنندگان، دولت و در نهایت مخاطبان است. ارزیابی موقعیت کنونی، مقایسه سطح و جایگاه خود با رقبا و ترسیم آینده‌ای بهتر از طریق تجزیه و تحلیل دریافت‌هایی که از نمایشگاه به‌دست می‌آید، حداقل انتظار ذینفعان از یک نمایشگاه است. به عبارت ساده‌تر برون‌داد یا نتایج نمایشگاه باید برای ذینفعانش منفعت داشته باشد؛ چه منفعت مادی و چه منفعت معنوی. اگر اینگونه بود می‌توان به تکرار آن – نه از روی اجبار که بر اساس معادله افزایش سود- دل بست و شاهد رونق آن بود، برای برگزاری آن تلاش بیشتر کرد و دوره‌های زمانی مشخص برایش تعریف کرد؛ فصلی، شش‌ماهه، سالانه و حتی نمایشگاه دائمی. از سوی دیگر در برگزاری یک نمایشگاه که کارکردی رسانه‌ای داشته و حتی گروهی معتقدند به تنهایی یک رسانه است، فرم و محتوا نقش تعیین‌کننده‌ای بر عهده دارند و البته واضح است تخصصی یا عمومی بودن و داخلی یا بین‌المللی بودن نمایشگاه نیز در ساماندهی محتوا و شکل آن مؤثر است. مسؤولیت تأمین محتوای یک نمایشگاه که می‌تواند صنعتی، تجاری، اقتصادی یا فرهنگی باشد، بر عهده فعالان آن حوزه یا به‌طور مشخص مدیران و کارشناسان شرکت‌ها و مؤسساتی است که قصد حضور در نمایشگاه را دارند. این گروه برای توسعه کسب‌وکار خود سرمایه‌گذاری می‌کنند و انتظارات به حقی دارند که باید در نهایت در قالب سود برایشان محقق شود. آنها حتی فارغ از اجاره محل برپایی غرفه خود، برای جذابیت شکل غرفه‌هایشان نیز با مؤسسات حرفه‌ای قرارداد منعقد کرده و خلاصه آنکه پول خرج می‌کنند.از سوی دیگر، مسؤولیت‌هایی نیز متوجه برگزارکنندگان نمایشگاه‌هاست. این گروه باید نهایت تلاش خود را برای برگزاری موفق نمایشگاه‌ها انجام دهند. فرقی هم نمی‌کند که از بخش دولتی، عمومی یا خصوصی باشند و فقط شاید کمی حساسیت‌ها بر روی بخش‌های عمومی و دولتی بیشتر است. آنها تأمین‌کننده شکل و قالب نمایشگاه هستند و باید آخرین تکنولوژی‌های روز برپایی نمایشگاه را در اختیار بگیرند. واقعیت این است که اداره امور نمایشگاه‌ها بسیار بیشتر از آنچه فکر می‌کنیم تخصصی شده است؛ موضوعی که در کشور ما کمتر مورد توجه قرار می‌گیرد. تعداد نمایشگاه‌هایی که در کشور ما با تقویم سالانه مشخص برگزار می‌شود -بویژه نمایشگاه‌های دولتی- کم نیستند. واقعاً کدام نمایشگاه را سراغ داریم که تجارب سال‌های گذشته خود را حتی در دوره مدیریتی مشخص، مستند کرده باشد؟ حالا اگر مدیری هم در بین راه تعویض شده باشد -که معمولاً می‌شود- جای خود دارد. همین نمایشگاه مطبوعات را در نظر بگیریم که برگزاری آن پیش روست. مکان برگزاری آن مناسب است؟ کارکرد مصلی که مشخص است اما چند سال است به محل برگزاری مهم‌ترین رویداد سالانه مطبوعات تبدیل شده است. جالب آنجاست که در سال‌های اخیر، برخی نمایشگاه‌های تخصصی دیگر هم در آن برپا می‌شود! خب، معلوم است که نمی‌توان استاندارد مشخصی برای برگزاری این نمایشگاه، تعیین کرد. در اینصورت، زمینه توجیه هر اقدام بی‌کیفیتی هم برای مسؤولان فراهم است. در اینجا نقش دولت مهم می‌شود. دولت وظیفه سیاستگذاری کلان و نظارت بر نحوه اجرای سیاست‌های نمایشگاهی را بر عهده دارد و حالا که سال‌هاست نامناسب بودن محل فعلی نمایشگاه‌های بین‌المللی را تشخیص داده، می‌بایست فضا و محیط مناسب و استانداردی را برای برپایی نمایشگاه‌های داخلی و بین‌المللی تأمین کند.مخاطبانی که به عنوان مهم‌ترین رکن ذینفعان ذکر شده، وقت و انرژی خود را هزینه بازدید از نمایشگاه‌ها می‌کنند، حق دارند در کمال آرامش خیال و در فضایی حرفه‌ای به جستجوی آنچه می‌خواهند بپردازند.برگزاری یک نمایشگاه موفق که در نهایت منجر به ایجاد ارزش افزوده برای کشور شود، مستلزم کسب مهارت‌های لازم و تخصصی و ایفای نقش صحیح توسط هریک از ذینفعان است که در غیر اینصورت، خسارت‌های آن بیش از منفعتش خواهد بود.سرمقاله هجدهمین شماره ماهنامه مدیریت ارتباطات